Habilidades de asistente administrativo
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Los asistentes administrativos de oficina realizan diversas tareas administrativas y de oficina en apoyo de una oficina o una organización. Los asistentes administrativos de oficina deben ser muy organizados y poseer excelentes habilidades informáticas, de escritura y de comunicación. El conocimiento de una variedad de equipos de oficina y de los procedimientos modernos de oficina es vital. Los asistentes administrativos de oficina pueden crear hojas de cálculo, redactar memorandos y correspondencia, gestionar bases de datos, generar informes, crear presentaciones y realizar investigaciones. Varios puestos también pueden requerir la gestión de viajes, el mantenimiento de inventarios y la planificación y programación de reuniones y citas.
El Certificado de Aprovechamiento de Asistente Administrativo de Oficina está diseñado para preparar a los estudiantes para la oficina de nivel de entrada y el apoyo administrativo en una variedad de puestos de trabajo, incluyendo los empleados de oficina en general, asistentes de oficina administrativa, vendedores al por menor, representantes de servicio al cliente, recepcionistas y empleados de información. Los estudiantes son entrenados en habilidades de oficina de nivel de entrada, incluyendo una base sólida en Microsoft Windows, Word, Outlook y Excel, así como el pensamiento crítico, resolución de problemas y habilidades interpersonales para proporcionar una mayor eficiencia en el lugar de trabajo.
¿Qué formación se necesita para ser auxiliar administrativo?
Según la Oficina de Estadísticas Laborales de EE.UU. (BLS), los asistentes administrativos trabajan en una gran variedad de entornos, como escuelas, edificios de oficinas, bufetes de abogados, consultorios médicos y agencias gubernamentales. Las personas interesadas en estos puestos pueden mejorar sus posibilidades de empleo con la educación y la formación adecuadas.
Muchos puestos de asistente administrativo pueden obtenerse sin un título universitario. Los institutos y otras instituciones ofrecen programas de formación continua que desarrollan las habilidades que se utilizan a diario en estos puestos. Según el BLS, las personas pueden conseguir un empleo de nivel inicial nada más salir del instituto si dominan la escritura, el procesamiento de textos y el uso de hojas de cálculo. Otras opciones, como los programas de certificación y titulación, proporcionan una formación más profunda y la preparación para una carrera como asistente administrativo.
Los certificados de asistente administrativo suelen obtenerse en un plazo de cinco meses a un año. Suelen abarcar conocimientos básicos de oficina, informática y algunos conceptos financieros. Los programas de certificación, tanto tradicionales como en línea, están disponibles en muchos colegios comunitarios y escuelas de negocios.
Cómo ser auxiliar administrativo sin experiencia
No dejes que el título del trabajo te engañe: los asistentes administrativos son la columna vertebral de una empresa bien gestionada. Para ser eficaz a la hora de hacer malabarismos con una variedad de tareas, es necesario tener unas cuantas habilidades de asistente administrativo fundamentales para hacer el trabajo, y hacerlo bien.
Los asistentes administrativos -también denominados administradores, oficinistas, recepcionistas o secretarios- trabajan en casi todos los sectores, realizando tareas administrativas como organizar archivos, preparar y editar documentos, responder al teléfono y a las preguntas de las redes sociales, recibir a invitados y visitantes, organizar reuniones de personal, reservar conferencias, redactar memorandos y procesar facturas. También pueden encargarse de tareas de contabilidad, como la creación de hojas de cálculo para controlar los gastos de la empresa.
Si estás pensando en convertirte en asistente administrativo o en mejorar tus habilidades, puedes obtener una certificación a través de varios programas, aunque no es un requisito para el puesto. Sin embargo, las siguientes habilidades son imprescindibles para cualquier persona que se dedique a este trabajo.
Sueldo de auxiliar administrativo
Los cambios en el entorno industrial y de oficina han transformado las cualificaciones necesarias para trabajar como auxiliar administrativo. Los auxiliares administrativos deben dominar la mecanografía y poseer una gran capacidad de comunicación oral y escrita. Los auxiliares administrativos también deben poseer una ortografía, puntuación y gramática precisas, así como una gran capacidad de organización y gestión. Los auxiliares administrativos también deben tener una gran capacidad de comunicación interpersonal y siempre deben tener tacto en su trato con los compañeros de trabajo, los clientes y otras personas. La mayoría de los empleadores también buscan asistentes administrativos que tengan buen criterio, iniciativa y que puedan trabajar de forma independiente.
La mayoría de los empresarios buscan candidatos con un título universitario y otras cualificaciones, como certificaciones y experiencia en el trabajo, correspondientes a los requisitos del sector. Los asistentes administrativos son empleados a tiempo completo que suelen trabajar 40 horas a la semana. Por lo general, los asistentes administrativos deben pasar muchas horas sentados utilizando un teclado y un ordenador, y existe la posibilidad de que se produzcan problemas de fatiga visual, estrés y dolencias por movimientos repetitivos (como el síndrome del túnel carpiano).