¿Qué cualificación necesito para ser secretaria?
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Al encargarse de la administración diaria de una persona, un equipo o una red, una secretaria es los “ojos y los oídos” de una empresa, con una visión única y poderosa de la cultura, el rendimiento y la dirección futura de la empresa. Puede ser una carrera gratificante y emocionante para cualquier profesional.
¿Qué se necesita para ser una secretaria de éxito? Es importante entender todo lo que se espera de ti en el puesto, buscar oportunidades para ir más allá y actualizar continuamente las competencias, mantenerse al día con los nuevos programas y tecnologías, perfeccionar las habilidades organizativas y aumentar los conocimientos generales relacionados con el sector en el que estás.
Una buena secretaria tiene varias cualidades, tanto duras como blandas, que le ayudan a tener éxito en su puesto. Estas cualidades pueden aprenderse y desarrollarse con un poco de dedicación. Éstas son sólo algunas de ellas:
Las secretarias con más éxito se esfuerzan por ayudar a los demás cuando se lo piden, y luego se anticipan a lo que podría necesitarse en el futuro. Ser proactiva y buscar formas de anticiparse a las peticiones y necesidades de los demás. Prestar atención a los detalles de las tareas asignadas puede ayudarte a anticipar lo que se necesitará en el futuro.
¿Cuántas horas trabaja una secretaria al día?
No hay requisitos de acceso a este puesto, pero muchos empleadores valoran una buena formación general. Por ejemplo, cualificaciones de nivel SCQF 4/5, un Certificado Nacional Superior (nivel SCQF 7) o un Diploma Nacional Superior (nivel SCQF 8) en administración o negocios.
También se aceptan las cualificaciones pertinentes basadas en el trabajo, como el Scottish Vocational Qualification in Business Administration (SVQ nivel 2/3/4). El Scottish Vocational Qualification requiere normalmente tres asignaturas de nivel 4 o 5, incluyendo inglés y matemáticas como mínimo.
Podría beneficiarse de tener cualificaciones que demuestren sus habilidades organizativas, de trabajo en equipo y de TIC. Cualquier cualificación que implique experiencia laboral, como los cursos de Skills for Work, también puede suponer una ventaja.
Puedes ascender desde un puesto administrativo y obtener cualificaciones mientras trabajas. Podrías obtener un título de formación profesional escocés en administración y empresa (SVQ nivel 2/3) o en otra materia pertinente.
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Una secretaria es responsable de las tareas administrativas, de planificación y de organización que conlleva el mantenimiento de una empresa. Tienen una gran variedad de tareas diarias, como atender los teléfonos, concertar citas y programar reuniones, manejar sistemas de archivo y organizar el correo. Lo más habitual es que las secretarias trabajen para empresas, despachos de abogados o médicos, u hospitales, pero algunos puestos permiten a las secretarias trabajar desde casa.
La mayoría de las secretarias tienen horarios de jornada completa, aunque las que trabajan desde casa pueden tener horarios más flexibles. Las secretarias suelen manejar información confidencial, por lo que deben ser discretas y respetuosas con sus empleadores y clientes.
A menudo, los graduados de bachillerato que han realizado cursos de oficina pueden optar a puestos de trabajo de nivel inicial. Estos cursos suelen realizarse a través de programas de formación profesional o clases generales de bachillerato que enseñan conocimientos básicos de oficina. Sin embargo, si una persona no puede tomar cursos de oficina mientras está en la escuela secundaria, estas habilidades se pueden obtener de los colegios comunitarios o escuelas de formación profesional.
Cómo ser secretaria en un colegio
Conozca la verdad sobre el salario, los requisitos de formación y las perspectivas de carrera de una secretaria profesional certificada. Lea las funciones del puesto y vea los pros y los contras de convertirse en una secretaria profesional certificada.
Las secretarias profesionales programan citas, envían mensajes y organizan archivos. Muchas organizaciones y empresas necesitan secretarias profesionales que les ayuden con las tareas de oficina. Parte de estas tareas pueden incluir la asistencia a sus compañeros de trabajo en tareas que son cruciales para el éxito de la operación. Cuando trabajes en un documento o un mensaje, tendrás que asegurarte de que la gramática y la ortografía de la pieza son correctas. Como secretaria profesional, tendrás que aprender a manejar equipos de oficina, como sistemas telefónicos y máquinas de fax. Los ordenadores también son una parte importante de tu trabajo, ya que los programas de los ordenadores se utilizan para redactar hojas de cálculo y documentos.
Según la Oficina de Estadísticas Laborales de Estados Unidos (BLS) en mayo de 2014, las secretarias ganaban unos 16 dólares por hora de media. Esto se tradujo en un salario medio anual de unos 34.000 dólares para las secretarias. Nueva Jersey, Connecticut, California, Massachusetts y el Distrito de Columbia fueron los estados que pagaron los salarios medios más altos para las secretarias. Los ingresos anuales de las secretarias que se encontraban en el percentil del 90% eran de unos 50.000 dólares, según el BLS.